Coordinateur/trice Régional Administration / Finances / logistique (AFL) au Burundi


Coordinateur/trice Régional Administration / Finances / logistique (AFL) au Burundi Bibliothèques Sans Frontières (BSF)

Bibliothèques Sans Frontières (BSF) est une ONG internationale qui s’emploie à donner un accès à l’information et à une éducation de qualité aux plus vulnérables.

Nous croyons que l’information et l’éducation sont des leviers d’autonomie pour tous qui donnent la possibilité de faire des choix éclairés pour un avenir meilleur. Pour atteindre cet objectif, nous construisons des ponts entre la société de l’information et ceux qui en sont exclus.

Depuis 2007, date de sa création, BSF porte la connaissance à ceux qui en sont privés. Pour cela, nous travaillons aux côtés des acteurs de terrain pour créer des stratégies de dissémination de la connaissance.

A travers des innovations technologiques simples d’utilisation, nous contournons les obstacles d’accès à l’internet pour diffuser des ressources pédagogiques, culturelles etc… numériques (et physiques) de qualité aux populations les plus vulnérables.

Nos principaux domaines d’intervention sont l’éducation, la protection, la Cohésion sociale, la Formation professionnelle et la santé.

BSF est aujourd’hui présente dans plus de 20 pays.

Contexte

Implantée depuis 2014 au Burundi, la mission Grands Lacs de BSF a démarré ses activités avec le programme Ideas Box à destination des populations réfugiées et rapatriées.

Aujourd’hui, celle-ci a étendu ses activités à l’ensemble des populations vulnérables du Burundi et de la région. Des projets sont en cours au Burundi, en Ouganda, en Tanzanie et en République Démocratique du Congo.

Dans le cadre de la pérennisation de ses activités dans la région, BSF recrute un(e) coordinateur/trice régional (e) du département administration-finances-logistique (AFL) de sa mission basée à Bujumbura.

OBJECTIF DE POSTE

Coordonner et renforcer la gestion des finances, de l’administration et de la logistique du bureau régional de BSF à Bujumbura.

PROFIL DE POSTE

Situation dans la structure :

Rattachement hiérarchique : Coordinateur Régional mission Grands Lacs.

Le/la coordinateur/trice AFL est sous l’autorité hiérarchique directe du coordinateur régional et a un lien fonctionnel avec le coordinateur des programmes. Il/elle est également en lien très étroit avec les départements admin/financier et logistique au siège. Il/elle assurera la gestion et la coordination directe des départements administratifs, financiers et logistiques du bureau de Bujumbura.

Il/Elle a la responsabilité d’assurer une gestion rigoureuse des RH, des finances et de la logistique dans le respect des législations nationales (taxes, travail, etc.), des politiques et procédures en vigueur au sein de BSF mais également des procédures bailleurs.

Ses missions sont les suivantes :

Coordination et renforcement des départements administratif, financier et logistique

  • Gestion et renforcement des capacités de l’équipe du pôle AFL, composée de trois administratrices, d’un logisticien et deux assistants logisticiens et de trois chauffeurs.
  • Travail en coordination avec le département admin-fin au siège
  • Force de proposition dans la mise en œuvre de nouvelles procédures financières et de l’application des procédures du siège sur le terrain
  • Représentation de BSF dans les ateliers/réunions des organes de coordination Administration/Logistique/Finance sur le terrain, et en l’absence du coordinateur régional

Gestion comptable et trésorerie

  • Garantir le respect des règles administratives et financières des bailleurs de fonds et internes à BSF
  • Suivre et analyser l’affectation des RH et matériels de la mission
  • Appuyer le Coordinateur régional dans la définition de sa stratégie financière/ s’assurer de la stabilité financière du desk
  • Préparation des documents administratifs et des budgets liés aux projets
  • Assurer le suivi budgétaire mensuel en lien avec le département admin-fin du siège
  • Superviser et veiller à la bonne tenue de la trésorerie et de la comptabilité de la mission et veiller au bon approvisionnement du compte et des caisses.
  • Gérer les transferts et veiller à la sécurité des fonds en collaboration avec le Chef de mission et l’administratrice.
  • Elaborer les prévisions de trésorerie en collaboration avec l’administratrice et le Chef de mission.
  • Superviser la tenue physique et la sécurité des caisses et coffres en collaboration avec l’administratrice.
  • Superviser la clôture mensuelle, la révision et l’intégration de la comptabilité de sa base en collaboration avec l’administratrice.
  • Préparation des audits bailleurs et de l’audit annuel en lien avec le département administratif et financier.

Administration

  • Veiller au respect des procédures administratives de BSF au Burundi.
  • Supervision des demandes de mise à disposition de fonds pour les missions et du suivi des dépenses effectuées.
  • S’assurer de l’archivage des conventions et du suivi des versements bailleurs.
  • Supervision des recrutements et des procédures RH en lien avec l’administratrice.
  • Lien direct avec prestataire externe en charge de la gestion des ressources humaines de la mission.

Logistique

  • Point focal géographique logistique : interface entre le bureau de la mission et le service achat et expéditions au siège : rédaction et archives des demandes d’achats, suivi des commandes, des réceptions et des expéditions.
  • Mettre en place des procédures logistiques et s’assurer du bon respect par le staff mission.
  • Former le département logistique au suivi des procédures internes BSF.
  • Garantir le respect des procédures d’achat et les seuils de validation en fonction des bailleurs de fonds.
  • Suivre et optimiser les pratiques logistiques et les procédures du bureau.
  • Suivre le parc équipement et la gestion des stocks.
  • Suivre le parc auto et la mise en place de log books/consommation carburant.
  • Appuyer la mission sur l’analyse de contexte et la mise en place d’outils de veille pour optimiser la gestion de la sécurité.

COMPETENCES ET QUALIFICATIONS

Formation et expériences

  • Diplôme en Finance et gestion administrative, logistique ;
  • Expérience d’au moins 3 ans dans un poste similaire ;
  • Connaissance des règles administratives et financières des bailleurs de fonds notamment UE, AFD, Nations-Unies ;
  • Solides connaissances en comptabilité ;
  • Expérience en administration des associations ;
  • Expérience en logistique terrain ou siège dans l’humanitaire serait un plus ;
  • Excellente maitrise de la suite Microsoft Office ;
  • Langues : Français et Anglais obligatoires.

Qualités

  • Bonne gestion du stress / rigueur, organisation et fiabilité ;
  • Sens des responsabilités ;
  • Capacité à travailler en autonomie ;
  • Force de proposition ;
  • Capacités d’adaptation, gestion des priorités et pragmatisme ;
  • Sens de la pédagogie ;
  • Qualités relationnelles et de communication / Esprit d’équipe ;
  • Intégrité, honnêteté ;
  • Intérêt pour l’éducation numérique et les nouvelles technologies apprécié.

CONDITIONS DU POSTE

Type de contrat : CDDU Expatrié

Durée du contrat : 12 mois renouvelables selon financements

Date de démarrage : 1er Septembre 2022

Statut et modalité de gestion du temps de travail : Statut Cadre au forfait jours. Acquisition de 2,5 jours de congés payés et de 1,25 RTT par mois plein

Rémunération: Selon grille salariale expatriée de BSF et expérience.

Avantages contrat expatrié :

  • Indemnité pour frais de vie
  • Indemnité logement
  • Système de protection sociale adaptée à l’expatriation (CFE, complémentaire santé, prévoyance, assistance rapatriement et responsabilité civile)
  • 1 billet d’avion A/R (adresse contractuelle-pays d’expatriation) annuel pour congés payés pour tout contrat de 12 mois minimum

Contexte du poste : Poste non accompagné

 

More Information

  • Job City Bujumbura
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