Coordinateur(trice) Logistique Tous Pays – H/F At ALIMA


ALIMA, l’ONG médicale internationale à visage humain, qui met au cœur de son modèle la co-construction des projets et des parcours professionnels

PRÉSENTATION ALIMA

L’ESPRIT ALIMA : *La raison d’être d’ALIMA est de sauver des vies et de soigner les populations les plus vulnérables, sans aucune discrimination identitaire, religieuse ou politique, à travers des actions basées sur la proximité, l’innovation et l’alliance d’organisations et d’individus. Nous agissons avec humanisme, impartialité et dans le respect de l’éthique médicale universelle et environnementale. Pour accéder aux patients et aux patientes, nous nous engageons à intervenir de façon neutre et indépendante.*

LES VALEURS et PRINCIPES de notre action, inscrits au sein de notre CHARTE :

  1. Le patient et la patiente d’abord
  2. Révolutionner la médecine humanitaire
  3. Responsabilité et liberté
  4. Améliorer la qualité de nos actions
  5. Faire confiance
  6. L’intelligence collective
  7. La responsabilité environnementale

ALIMA promeut et défend les principes des droits humains fondamentaux. ALIMA a une approche de tolérance zéro envers les personnes coupables d’actes de violences sexistes et sexuelles ainsi qu’envers l’inaction face à des faits de violence supposés ou avérés. La protection des personnes bénéficiant et impactées par notre intervention est notre priorité absolue dans tout ce que nous faisons. Toute personne collaborant avec ALIMA s’engage à :

Respecter la charte, le code de conduite, les politiques institutionnelles incluant la politique de protection contre les abus de pouvoir et les violences sexistes et sexuelles, la politique de prévention de la corruption et de la fraude ;

Signaler toute violation aux politiques, documents cadre et procédure à une supérieure, un supérieur, une référente, un référent.

SOIGNER – INNOVER – ENSEMBLE : Depuis sa création en 2009, ALIMA a soigné plus de 7 millions de patients, et déploie aujourd’hui ses opérations dans 13 pays d’Afrique. En 2020, nous avons développé 67 projets de réponse médicale humanitaire pour répondre aux besoins de populations touchées par les conflits, les épidémies et l’extrême pauvreté. L’ensemble de ces projets se font en appui aux autorités sanitaires nationales à travers près de 357 structures de santé (dont 45 hôpitaux et 312 centres de santé). Nous travaillons en partenariat, notamment avec des ONGs locales, dès que cela est possible afin de nous assurer que nos patients bénéficient de l’expertise là où elle se trouve, que ce soit au niveau de leur pays ou du reste du monde. Par ailleurs, pour améliorer la réponse humanitaire, nous menons des projets de recherches opérationnelles et cliniques, notamment pour lutter contre la malnutrition et les fièvres hémorragiques virales.

L’ÉQUIPE ALIMA : Plus de 2 000 personnes œuvrent actuellement pour ALIMA. Les équipes terrain, au plus proche des patients, reçoivent leur support des équipes de coordination généralement basées en capitale des pays d’intervention. Celles-ci reçoivent le support des 4 équipes desk et de l’équipe du service urgences et ouvertures basées au siège opérationnel de Dakar, Sénégal. Les équipes de Paris et New-York travaillent activement à la collecte de fonds ainsi qu’à la représentation d’ALIMA. Le reste de la Galaxie ALIMA comprend des individus et des équipes partenaires qui travaillent pour le compte d’autres organisations telles que les ONGs médicales BEFEN, Alerte Santé, SOS Médecins, KEOOGO, AMCP-SP, les organismes de recherche PAC-CI, Inserm, les Universités de Bordeaux ou de Copenhague, l’ONG Solidarités International et bien d’autres.

NOS PAYS D’INTERVENTIONS : Burkina Faso, Cameroun, Guinée, Mali, Mauritanie, Niger, Nigeria, République Centrafricaine, République Démocratique du Congo, Soudan, Soudan du Sud, Tchad.

NOS THÉMATIQUES PROJET : Malnutrition, Santé Maternelle, Santé Primaire, Pédiatrie, Paludisme, Épidémies (Ebola, Choléra, Rougeole, Coronavirus, Fièvre de Lassa), Recherche, Hospitalisation, Urgences, Violences Basées sur le Genre, vaccinations, santé mentale, …

Lieu de mission : Un pays d’intervention d’ALIMA

PROTECTION DES BÉNÉFICIAIRES ET DES MEMBRES DE LA COMMUNAUTÉ

Niveau 3 : Dans le cadre de ses fonctions, le ou la titulaire du poste sera amené·e à visiter les programmes et être en contact avec des enfants ou/et des adultes vulnérables. Par conséquent, la vérification du casier judiciaire ou la présentation d’un certificat de bonne vie et mœurs sera nécessaire. Dans les situations où l’impossibilité de fournir un casier judiciaire ou un certificat de bonne vie et mœurs est constatée, une déclaration sur l’honneur sera demandée.

LIENS FONCTIONNELS ET HIERARCHIQUES

Il·Elle rend compte au Chef de Mission (supérieur hiérarchique) et au référent logistique (référent technique) du siège.

Il·Elle encadre l’ensemble de l’équipe logistique ; et collabore avec toutes les équipes.

MISSION ET ACTIVITES PRINCIPALES

Le Coordinateur ou la Coordinatrice logistique a pour rôle de garantir le support technique et logistique de la mission, la pertinence et la cohérence des programmes en termes logistiques. Bien que basé en capitale, le Coordinateur ou la Coordinatrice Logistique est avant tout un acteur de terrain. Ainsi, il·elle y passera au moins 50% de son temps afin de participer activement à l’ouverture et au développement des programmes, de former et d’encadrer les Responsables Logistiques de Projet, de veiller à l’application des politiques ainsi qu’à l’utilisation des techniques et des équipements les plus appropriés.

Il doit s’assurer que toutes les activités logistiques supports aux programmes respectent les procédures détaillées dans le TVE (Tableau Engagement des Dépenses). Il s’assure que la mission s’inscrit dans la démarche environnementale dans le cadre de ses attributions.

Il doit participer à l’écriture des proposals, et aux soumissions des projets

Il doit réaliser des plans d’approvisionnement

1. Analyse, définit et ajuste les moyens logistiques de la mission

a. Recueil de données

● Consolide les rapports de toutes les familles logistiques et analyse les données

● Fais des retours sur les packs logistiques des RLP chaque mois au RLP et transmet au référent log desk

● S’assure de l’harmonisation et la compréhension des outils mis à disposition par ALIMA sur la mission et contribue à la mise en place des outils permettant au desk et aux équipes de participer au suivi de la mission et aux prises de décisions (sitreps, rapports d’activité, rapports de visites etc.)

b. Analyse, interprète et définit la stratégie logistique de la mission

● Il fixe les stratégies logistiques et met en œuvre les activités logistiques pour toute la mission.

● Apporter du support logistique et technique aux développements des différents projets de la mission.

2. Mise en œuvre des programmes ALIMA

a. Représentation

● Assure une collaboration active et participe activement aux différents clusters UN et forums inter-ONG en faisant suivre les PV des rencontres et en utilisant les possibilités des clusters (stock, transport)

b. Contribue à l’organisation des projets

● Participe aux discussions sur la conduite du projet et la définition des objectifs :

● Participe à la rédaction du proposal, à la détection (visites et recherche d’informations) et à la réaction rapide aux urgences,

● Planifie et assure le suivi des programmes logistiques des divers projets en adéquation avec les besoins médicaux (état des lieux, priorités, budget, choix techniques, supervision avancé des projets,…).

● Contrôle que l’approvisionnement des projets (Commandes internationales et locales, stockage, réception, livraison, transport,…) est assurée dans les meilleurs délais, applique des solutions correctives si nécessaire

● Supervise l’application des mesures d’hygiène mise en place par la Coordination médicale dans les structures de santé (Eau, hygiène, assainissement, lutte anti-vectorielle…).

● Garantit l’adéquation des équipements, leur entretien, leur renouvellement (équipement et besoins, procédures, gestion parc, anticiper, planifier, renouveler…), fait le suivi et s’assure de leurs maintenances (curative et préventive)

c. Gestion de la sécurité

● Supervise la gestion sécuritaire en lien avec le Chef de Mission (analyse des risques, suivi des mouvements, rédaction des guides sécu,…).

● Évalue et coordonne la mise en place et le respect des mesures de réduction de risques sur toute la mission

● Assure la mise à jour des outils, le choix des bâtiments, et le briefing….

● Limite les risques pris par les équipes, en veillant à la présence, la fiabilité et la bonne utilisation des moyens et méthodes utilisés pour la sécurité (informations, équipements, briefing, formation).

d. Communication et vie d’équipe

● Assure l’adéquation des conditions de vie des équipes (Bâtiments, standard de confort)

● Organise et encadre le fonctionnement de la logistique de la mission (briefing, visite, personnel, appui au log terrain).

3. Respect des procédures

● Assure la gestion financière logistique de chaque programme :

  • Elabore le budget logistique et assure les révisés budgétaires en fonction des travaux en cours et planifie les activités à venir ;
  • Suit les dépenses par axes analytiques et les analyse, en collaboration avec les responsables administratifs.

● Garantit la qualité des dossiers d’achat et approvisionnement sur la base du TVE des différents projets de la mission en collaboration avec les coordinateurs de Projet et les responsables logistiques de Projet.

● Veiller l’application des procédures et outils adéquat dans l’exécution des chantiers techniques : construction, water sanitation.

● Définition des implications logistiques dans les « proposal » (besoin, coût, planning, procédures, dérogation éventuelle).

4. Encadrement et animation d’équipe

● Mettre en place un département logistique à la coordination dans un esprit et un fonctionnement garantissant les synergies entre service. Impulse des échanges de bonnes pratiques intra et inter départements.

● Définir les profils de poste et les plan d’objectifs de performance des membres de son équipe dans un objectif de développement des compétences. Participer aux bilans de son équipe dans une approche de parcours professionnel et participe aux bilans des responsables du département logistique des bases (RLP, responsable approvisionnement…)

● Rendre possible des formations et changement de poste en renforçant leurs compétences et développant leur autonomie

● Proposer et anticiper des détachements vers d’autres missions ALIMA

● Identifier les compétences que les membres de son équipe doivent acquérir pour maîtriser leurs postes et organiser des formations pour les renforcer OU S’assure de l’adéquation des besoins de l’organisation avec les savoir-faire et les motivations de ses collaborateurs

● Incarne et transmet les valeurs, veille au respect du code de conduite et des politiques institutionnelles, de l’état d’esprit et des comportements individuels et collectifs attendus

● Organiser et animer des réunions d’équipe

● Supervision, formation, support et évaluation technique des logisticiens capitaux et bases.

● Organisation du département logistique en l’absence d’un logisticien

● Organisation de formations logistiques pour les logisticiens terrain (2 fois par an)

  • Remise à niveau concernant les procédures
  • Sécurité
  • Mise à jour technique
  • Acquisition de nouvelles compétences

● Briefing de tout nouvel expatrié au niveau national (sécurité + information logistique)

● Briefing de tout nouvel expatrié logistique (organisation, description de poste…)

● Prévision des besoins RH expatriés

  • Description de poste
  • Mise à jour de l’organigramme
  • Collaboration avec la Coordinatrice RH et le Coordinateur Financier sur le plan de financement Expatrié.

5. Mise en œuvre des mesures de prévention contre les abus de pouvoir, les violences sexistes et sexuelles :

● Participe aux formations et séances de sensibilisation

● Applique les standards relatifs à la prévention des abus

● Assure que les membres de son équipe suivent les formations et les séances de sensibilisation et appliquent les standards relatifs à la prévention des abus

● Contribue à créer et maintenir un environnement épanouissant et protecteur**.**

6. Responsabilité environnementale au sein du département logistique et de la mission

● Met en œuvre les moyens pertinents pour la préservation de l’environnement (assure une réflexion sur les énergies proposées : générateur ou panneau solaire concernant l’énergie-huile moteur-cartouche d’imprimante à utiliser), s’assure de la recherche de fournisseur et de technique de recyclage

EXPERIENCES ET COMPETENCES

Expériences

● Expérience réussie d’au moins 2 ans sur un même poste similaire (avec un gros volume d’activités).

● Expérience reconnue dans la mise en place et le suivi des schémas de gestion logistiques et sécurités ONG

● Expérience dans un contexte d’intervention d’urgence et de la prise en charge de la malnutrition.

● Capacité de suivi et de contrôle de la bonne gestion, du travail de qualité et du respect des règles et procédures

● Capacité d’analyse des rapports techniques et logistique de la mission

● Expérience en termes de management d’équipe, gestion de projet, mise en place de stratégies d’intervention et gestion de la sécurité

● Connaissances dans un domaine technique humanitaire

● Compréhension des principales tâches administratives et financières

● Connaissance des procédures bailleurs UE, UN, etc.

● Compétences rédactionnelles indispensables

● Capacité à entretenir des réseaux et mener un lobbying pro actif

Qualités du candidat

● Leadership

● Diplomatie et capacité à la négociation

● Sang-froid, patience et maturité professionnelle

● Capacité d’analyse et de synthèse, proposition de solutions d’amélioration et d’innovation

● Capacité d’organisation, d’adaptation et d’animation d’équipe

● Capacité de transfert de compétences et de déléguer les tâches

● Proactivité et réactivité

● Vision stratégique

● Sens de la diplomatie

● Flexibilité et gestion du stress

● Travail d’équipe et coopération

● Capacité d’analyse et de synthèse

● Capacité d’organisation

● Autonomie, curiosité et sens critique

● Capacité à travailler en équipe dans des contextes multiculturels

● Bonne condition physique

● Connaissances informatiques de base (Word, Excel et internet).

Langues

● Bonne maîtrise du français (lu, écrit, parlé) indispensable

● L’anglais est un atout.

CONDITIONS

Durée et type de contrat : CDD de 12 mois avec possibilité de renouvellement

Prise de poste : Dès que possible

Salaire : Selon grille salariale ALIMA + valorisation de l’expérience + Perdiem

ALIMA prend en charge :

● Les frais de déplacements entre le pays d’origine de l’expatrié et le lieu de mission

● Les frais d’hébergement

● La couverture médicale du premier jour de contrat à un mois après la date de départ du pays de mission pour l’employé et ses ayants droit.

● L’évacuation pour l’employé

How to apply

DOCUMENTS À ENVOYER

Pour postuler, veuillez envoyer votre CV et Lettre de Motivation en ligne avant le 03 Novembre 2021 via le lien suivant: https://candidatures.alima.ong/jobs/detail/494?utm_campaign=Campagne+d%27offres+&utm_medium=Website&utm_source=relief+web

Les candidatures sont traitées suivant l’ordre d’arrivée.

ALIMA se réserve le droit de fermer l’offre avant le terme initialement indiqué si une candidature est retenue. Seules les candidatures complètes (CV en format PDF + Lettre de Motivation) seront étudiées.

Les candidatures féminines sont fortement encouragées.

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